1987年合資的第一年，上海三菱電梯有限公司(以下簡稱上海三菱電梯)年產電梯800多臺，擁有員工1800多人，到2009年電梯年產量超過3萬臺，員工數量卻沒有增加。上海三菱電梯企業管理部經理助理許亮認為，通過在企業中全面實施信息化來提升企業綜合經營管理水平功不可沒。

　　上海三菱電梯是目前國內最大的電梯制造企業，也是全世界單廠產量第一的電梯制造企業，市場占有率連續10多年在國內保持領先地位，營業收入超過80億元。目前，上海三菱電梯的產品遍布全國和海外地區，很多著名的標志性建筑都選用了上海三菱電梯的產品。

　　OA從辦公深入到產供銷

　　上海三菱電梯從1993年開始全面實施信息化。目前系統主要由ERP(企業資源計劃)、OA(辦公自動化)、PDM(產品數據管理)、CRM(客戶關系管理)、SRM(供應商關系管理)、MES(制造執行系統)、BI(商業智能)等組成。公司的CIMS(計算機集成制造系統)工程榮獲國家科學技術進步二等獎，企業連續多年被評為全國企業信息化先進企業和中國500強。

　　上海三菱電梯將OA系統與ERP系統進行整合，通過ERP系統和OA系統的功能互補、集成整合建立了較為完整的管理信息化系統。在營銷、制造、服務、質量、辦公管理等企業各個經營環節建立了基于OA系統的辦公協同應用，通過OA系統與ERP系統的集成，實現了辦公協同與核心業務流程的無縫集成，將企業管理與企業資源計劃有機整合在一起。

　　“我們從1993年開始規劃和建立企業信息化系統，首先成功地實施了ERP系統。雖然ERP能夠有效實現財務、銷售、生產、物流的應用和集成，但是由于實施ERP系統的費用和成本比較高，用戶許可費用昂貴，如果所有的流程都使用ERP系統，將需要巨額資金投入;另外在實施辦公管理協同的信息化方面，我們還需要進行一些業務流程的定制開發。”許亮對此感受頗深，“所以我們就考慮，需要一套更加適合辦公協同、流程設計開發以及能夠提供更加好的用戶體驗、高性價比的系統平臺來與ERP系統實現互補。”

　　經過調研，1998年上海三菱電梯選擇IBM Lotus Notes & Domino群件平臺構建了企業的OA系統。經過十多年的建設和完善，上海三菱電梯將OA系統的應用逐步深入到企業經營管理全過程。

　　“上海三菱電梯的OA系統的作用已經超越了一般意義上辦公自動化的功能，實際上，上海三菱電梯的OA系統將辦公自動化和營銷管理、生產自動化、服務管理融合在一起。”長期協助上海三菱電梯實施OA系統的上海統訊科技發展有限公司李玉東說，“這是OA的發展方向，我們原來單純從辦公角度考慮建設OA系統，現在逐漸深入到企業經營管理的各個環節。”

　　營銷過程：業務員簽單更省心了

　　上海三菱電梯在全國各地擁有40多個分公司和300多名銷售業務員，而電梯又是一種大規模參數化的定制產品, 因此更需要有一個強大靈活的營銷系統來支持。上海三菱電梯基于OA系統開發了包括客戶信息管理、銷售項目管理、營銷簽約系統等。

　　上海三菱電梯基于Lotus Notes & Domino系統，實現項目儲備→項目預報→詢價→報價→降價審批的流轉，及時反映了全國各分公司的電梯項目的詳細信息，為銷售項目管理提供了準確實時的銷售預測，可快速掌握并分析客戶、產品、交貨期、銷售地區和競爭活動等數據。銷售項目管理流程與ERP系統的詢報價模塊實現了無縫集成，通過業務員按客戶需求輸入的產品規格配置，由計算機自動、準確、快速生成產品標準價格，加快了對客戶的響應速度，同時保證公司產品價格體系的統一管理和控制。

　　電梯是一種參數化的定制產品，每一臺電梯都根據客戶的不同需求進行個性化定制，電梯產品分為乘客電梯、載貨電梯、觀光梯、病床電梯、自動扶梯、自動人行道等，主要的參數還包括額定載重量、額定速度、操縱控制方式、等近百個參數，每個參數之間都有復雜的約束關系。以往，銷售業務員要準確地簽訂一臺電梯，需要查詢大量的技術資料和花費大量的時間，此外全國各分公司的銷售業務員簽訂的合同與公司總部進行流轉需要花費大量的人力和物力。因此，上海三菱電梯基于Lotus Notes & Domino系統開發了營銷簽約系統，幫助業務員實現從合同草簽→非標會簽→合同評審→合同簽約→合同校對→預定金管理的信息化流程管理。營銷簽約完成后，簽訂的合同數據和產品規格數據自動傳輸到ERP系統中，合同數據生成銷售訂單用于合同的后續管理和排產，產品規格數據生成客戶化的BOM用于生產制造。營銷合同簽約實現了電梯產品的移動銷售，給公司傳統的營銷模式帶來深刻的變化，提高了營銷過程的工作質量和工作效率。

　　基于OA系統的營銷過程信息管理縮減了上海三菱電梯的銷售周期，增加了銷售機會和收入;通過Web方式在流程化系統中訪問SAP系統資源，打破了SAP嚴格的軟件許可證管理，擴大了SAP的應用層次和使用者范圍，減少了銷售成本。

　　制造過程：訂單在車間透明流轉

　　三菱的制造體系使用SAP R/3系統，生產制造的各環節都能夠順利完成。那么三菱電梯為什么還需要OA來輔助生產環節的管理呢?“選擇平臺也是要綜合考慮實施成本，我們不是否定ERP，而是把ERP和OA有機地結合在一起。”許亮說。

　　上海三菱電梯基于Lotus Notes & Domino系統在制造和采購方面開發了供應商自助注冊、供應商新增業務審批、采購價格審批、生產計劃修改通知、不合格品檢驗、基于條形碼的產品成套管理、車間底層控制系統等應用。

　　基于OA系統的車間底層控制系統建立了與車間工人的交互界面，通過與ERP系統集成獲取經過MRP運算生成的生產訂單，在車間底層控制系統中完成車間生產訂單調度、生產訂單執行流轉、工序檢驗、生產訂單完工確認、生產訂單執行監控等，實現了生產訂單在車間的無紙化流轉。

　　上海三菱電梯的生產制造過程信息管理對從訂單下達到產品完成的整個生產過程進行優化，對庫存、采購實現有效管理，有效地完成工廠的生產運作過程，從而提高生產能力和及時交貨能力，降低了庫存水平，保證了產品質量，控制了生產成本。

　　服務過程：從一個月到10天

　　目前上海三菱每年要對3萬多臺電梯進行安裝，對8萬多臺電梯進行專業化的保養，服務過程涉及到多部門協作，如果單純依賴手工完成的流程，難免會存在業務流程無法有效控制、服務效率低下等問題，降低用戶滿意度。上海三菱電梯基于Lotus Notes & Domino開發了工程技術支援、安裝質量管理、安裝驗收管理、故障報告處理、三包管理等流程，并實現安裝合同、保養合同、修理改造合同的電子化簽約。

　　通過工程技術支援平臺，工程服務人員將在現場遇到自己解決不了的問題通過計算機網絡進行提交，計算機系統通過工作流在公司各相關部門進行流轉，及時為現場服務人員提供解決方案。“這也使上海三菱電梯對工程現場服務方面的技術支持知識得到不斷提高和積累。”許亮坦言。

　　通過OA系統實現服務業務流程的流轉使上海三菱電梯客戶服務能力也得到有效的提高。許亮舉了三包管理的例子：以前分公司辦理用戶三包，需要通過電話或傳真在分公司和總部各部門之間來回地確認用戶的三包需求、三包部件是否排產、三包部件是否寄出，整個三包處理的過程平均需要將近一個月，現在通過OA系統的運作可以降低到10天左右。

　　打仗要先選好槍

　　總結實施15年信息化的經驗，許亮認為“單單做OA系統并不是很難，一個單一的審批流程很容易實現，難點在于如何有效規劃，將OA系統與企業核心業務流程以及企業現有的信息系統結合起來，最大限度發揮OA系統的作用。”

　　成功實施OA系統離不開一個強大完整的OA系統基礎平臺。“打仗要先選好槍。”許亮說。他認為IBM Lotus成為“好槍”的原因包括：第一，Lotus Notes & Domino是一套非常成熟的辦公協同和流程開發的OA系統基礎平臺。第二，無縫集成電子郵件系統。流程的流轉與郵件系統是密切相關的，流程中的事件通過郵件系統來通知，IBM Lotus Notes & Domino系統和IBM Lotus Notes 郵件系統實現了無縫的集成。第三，Lotus Notes & Domino提供了大量標準的個人日常辦公系統，例如日程管理、會議管理、即時交流、任務管理、企業門戶等功能，不需要再做二次開發就能快速實現。第四，Lotus Notes & Domino提供了強大的開發平臺，用戶可以自行或者通過IBM的合作伙伴方便地進行定制開發。第五，Lotus Notes & Domino平臺有非常好的開放性，可以和各種信息系統、數據庫進行無縫集成和整合。許亮說：“就拿和ERP系統的集成來說，為滿足不同的接口需求，Lotus Notes & Domino提供了多種接口，比如與ERP業務流程的集成可以通過Lotus Notes & Domino提供的標準函數來實現。”第六，從軟件產品可持續發展來看，IBM非常重視Lotus Notes & Domino平臺的優化和創新，數年來Lotus Notes & Domino的產品一直在不斷地更新升級。第七，IBM在全球都擁有強大的技術支持團隊，這對實施OA系統的企業來說是一個非常重要的保障因素。第八，Lotus Notes & Domino的優勢還在于能夠提供高性價比的解決方案。

　　許亮說，上海三菱電梯將會把OA系統的應用延伸到移動辦公，“今后我們會把OA系統和移動平臺整合在一起，通過無線移動平臺進一步提高辦公協同的效率，將信息化延伸至企業經營管理的方方面面”。

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